Power BI, integracja z ERP w procesie rozliczeń oraz analizy rentowności
Kontekst
Firma j‑labs działa w modelu outsourcingu projektów IT, realizując projekty oraz outsoutcingu specjalistów IT dostarczając zespoły specjalistów do projektów u klientów końcowych.
Przy takiej skali rozliczenia oparte na pracy na projektach i stawkach wymagają spójnych danych, powtarzalnego procesu oraz bieżącego monitoringu przed etapem fakturowania.
Wyzwanie
Wraz z rozwojem skali działalności coraz większe znaczenie miało usprawnienie procesu rozliczeń – od danych o czasie pracy, przez akceptację protokołów, po przygotowanie fakturowania i analizę rentowności.
Najważniejsze potrzeby dotyczyły:
połączenia danych rozliczeniowych z kilku źródeł,
usprawnienia przygotowania danych do fakturowania,
bieżącego monitorowania statusów i poprawności procesu,
rozszerzenia analizy o koszty i rentowność usług.
Co wdrożyliśmy
Firma e-BI opracowała i wdrożyła rozwiązanie j‑flow wspierające proces rozliczeń, przygotowanie fakturowania oraz monitoring w Power BI. Rozwiązanie zostało rozszerzone o moduł j‑control do analizy kosztów i rentowności.
Rozwiązanie j‑flow zbiera dane rozliczeniowe z kilku źródeł i porządkuje je w jednym miejscu.
Po akceptacji protokołów czasu pracy j‑flow przygotowuje zlecenia fakturowania i przekazuje je do systemu ERP.
Power BI wspiera monitoring przebiegu procesu i pokazuje miary poprawności fakturowania.
Moduł j‑control łączy dane rozliczeniowe z kosztami i wspiera analizę rentowności w przekrojach biznesowych.
Efekty
Po wdrożeniu proces rozliczeń zyskał większą automatyzację, spójny widok danych i bieżący monitoring.
Najważniejsze efekty:
dane odświeżane automatycznie co 30 minut,
95% faktur gotowych po kilku sekundach od akceptacji protokołów,
bieżący monitoring statusów i poprawności fakturowania w Power BI,
analiza kosztów i rentowności w module j‑control.
Po wdrożeniu j‑flow przeszliśmy z ręcznego przygotowania danych i wystawiania faktur do modelu: uruchamiamy proces i kontrolujemy jego przebieg oraz poprawność danych i wyników na bieżąco.
Menedżer PMO ds. rozliczeń, j‑labs
Szczegóły projektu
O kliencie
Firma j‑labs od 2010 roku świadczy usługi outsourcingu projektów IT (Agile Project Outsourcing oraz Team Extension), jak również outsourcingu specjalistów IT (IT Staff Augmentation oraz IT Team Augmentation) dla ponad 75 klientów. Jest zorientowana na technologie enterprise, a Java, Kotlin, JavaScript, .NET, QA, Mobile, Mikroserwisy to jej główne specjalizacje. Działa zgodnie z mottem „Robimy dobre IT albo wcale”, stawiając na rzetelność, wysoką jakość i partnerskie podejście do współpracy. Firma współpracuje z ponad 500 specjalistami z obszarów software, hardware, consultingu i project managementu.
Przy takiej skali rozliczenia oparte na pracy na projektach i stawkach wymagają spójnych danych oraz powtarzalnego procesu, który można sprawnie monitorować przed etapem fakturowania.
Stan przed wdrożeniem: rozliczenia w rosnącej skali projektów
Proces rozliczeń oparty na pracy na projektach i stawkach wymagał cyklicznego łączenia danych z kilku źródeł. Część pracy operacyjnej odbywała się w Excelu: dane trzeba było pobrać, uporządkować, połączyć i zweryfikować przed przygotowaniem fakturowania. Wraz z rosnącą liczbą projektów, klientów i wariantów rozliczeń coraz większe znaczenie miało usprawnienie tego procesu – szczególnie w sytuacjach, gdy pojawiały się korekty w godzinach, stawkach lub opisach.
Najważniejsze obszary do usprawnienia:
Dane z kilku źródeł – informacje o czasie pracy, stawkach, projektach i klientach pochodziły z różnych systemów i narzędzi.
Robocza warstwa w Excelu – przygotowanie danych obejmowało pobieranie, porządkowanie, filtrowanie i łączenie tabel.
Korekty i ponowna weryfikacja – zmiany w danych wymagały aktualizacji oraz ponownego sprawdzenia przygotowanych rozliczeń.
Różne wymagania klientów – indywidualne oczekiwania dotyczące treści faktur wprowadzały dodatkowe warianty i wyjątki w procesie.
Bieżący widok procesu – zespół potrzebował prostszego sposobu monitorowania kompletności, statusów i poprawności danych jeszcze przed zakończeniem fakturowania.
Cel wdrożenia: powtarzalny proces od danych rozliczeniowych do fakturowania
Celem wdrożenia było zbudowanie powtarzalnego procesu rozliczeń, który łączy dane z kilku źródeł, automatyzuje przygotowanie fakturowania i daje zespołowi finansowemu bieżący wgląd w przebieg oraz poprawność procesu.
Co miało się zmienić:
jedno miejsce dla danych rozliczeniowych – zamiast cyklicznej pracy na plikach z kilku źródeł,
spójne identyfikatory między systemami – aby łączenie danych mogło odbywać się automatycznie,
automatyczne przygotowanie zleceń fakturowania – po akceptacji protokołów czasu pracy,
bieżący monitoring procesu w Power BI – obejmujący statusy, kompletność danych i miary poprawności fakturowania,
analiza kosztów i rentowności w rozwiązaniu j‑control – przez połączenie danych rozliczeniowych z kosztami pracy specjalistów.
Zakres wdrożenia: j‑flow jako proces od danych źródłowych do ERP
Wdrożyliśmy j‑flow – autorskie rozwiązanie e-BI, które łączy dane potrzebne do rozliczeń w jednym miejscu i wspiera proces od danych źródłowych do przygotowania zleceń fakturowania w systemie ERP.
Zakres prac obejmował:
repozytorium danych rozliczeniowych – wraz ze spójnymi identyfikatorami łączącymi źródła danych na poziomie logicznym,
integracje z systemami źródłowymi – m.in. RCP i CRM oraz systemem ERP oraz wybranymi systemami HR,
wyliczanie pozycji do fakturowania – na podstawie przepracowanych godzin i stawek, po akceptacji protokołów czasu pracy przez project managera,
monitoring w Power BI – obejmujący bieżące miary poprawności fakturowania oraz widok przebiegu procesu,
rozszerzenie o moduł j‑control – moduł łączący dane rozliczeniowe z kosztami i wspierający analizę rentowności.
Dodatkowy aspekt wdrożenia: dane o specjalistach Oprócz danych wykorzystywanych bezpośrednio w procesie rozliczeń, rozwiązanie może korzystać także z wybranych danych HR dotyczących specjalistów. Pozwala to poszerzyć kontekst informacji o osobach zaangażowanych w projekty – m.in. o dane związane z zatrudnieniem, specjalizacją, warunkami współpracy czy etapami procesu rekrutacyjnego.
Dzięki temu dane rozliczeniowe mogą być powiązane z szerszym obrazem współpracy ze specjalistami, bez konieczności traktowania tego jako osobnego procesu HR.
Jak działa proces po wdrożeniu: od danych źródłowych do zleceń fakturowania
Po wdrożeniu j‑flow proces rozliczeń jest oparty na spójnym przepływie danych – od pobrania informacji z systemów źródłowych, przez akceptację protokołów czasu pracy, po przygotowanie zleceń fakturowania i monitoring w Power BI.
Proces wygląda następująco:
Pobranie danych o czasie pracy i stawkach – j‑flow pobiera dane z systemów źródłowych, m.in. RCP i CRM.
Połączenie danych w jednym repozytorium – dane są łączone logicznie dzięki spójnym identyfikatorom.
Przeliczenie danych rozliczeniowych – system wylicza pozycje do fakturowania na podstawie godzin i stawek.
Akceptacja protokołów czasu pracy – po zatwierdzeniu protokołów przez project managera uruchamia się etap przygotowania fakturowania.
Przygotowanie zleceń fakturowania w ERP – j‑flow tworzy zlecenia fakturowania i przekazuje je do systemu ERP klienta.
Monitoring i raportowanie w Power BI – zespół finansowy ma bieżący widok statusów, kompletności danych, poprawności fakturowania i wyników procesu.
Dzięki temu proces od danych rozliczeniowych do fakturowania jest możliwy do monitorowania na bieżąco, a informacje potrzebne zespołowi finansowemu są dostępne w jednym, spójnym widoku.
Mam narzędzie, które pokazuje mi wyniki finansowe nie tylko w skali całej firmy, ale też w kontekście klienta, jednostki biznesowej i rodzaju usługi. Na spotkaniach z Zarządem mogę odpowiadać na pytania liczbami, a nie ogólnikami.
Dyrektor Finansowy (CFO), j‑labs
Efekty
Efekty wdrożenia były widoczne na kilku poziomach: przygotowania danych, fakturowania, monitoringu procesu oraz analizy rentowności. j‑flow uporządkował przepływ danych rozliczeniowych, a j‑control rozszerzył rozwiązanie o widok kosztów i marży w przekrojach biznesowych.
Najważniejsze efekty:
Stały dostęp do danych rozliczeniowych Dane potrzebne do fakturowania są dostępne na bieżąco i odświeżają się automatycznie co 30 minut. Zespół finansowy nie musi czekać na cykliczne przygotowanie zestawień, aby sprawdzić aktualny stan procesu.
Spójne identyfikatory między systemami Ujednolicenie identyfikatorów umożliwiło automatyczne łączenie danych z różnych źródeł bez ręcznego dopasowywania ich w arkuszach.
Szybsze przygotowanie fakturowania po akceptacji protokołów Po akceptacji protokołów czasu pracy 95% faktur jest gotowych do pobrania po kilku sekundach. Wcześniej proces fakturowania wymagał ponad 2 dni pracy.
Bieżący monitoring procesu w Power BI Zespół finansowy ma aktualny widok statusów, kompletności danych i miar poprawności fakturowania. Dzięki temu może szybciej identyfikować elementy wymagające wyjaśnienia.
Analiza rentowności w module j‑control j‑control łączy dane rozliczeniowe z informacją kosztową i pozwala analizować rentowność w przekrojach takich jak klient, jednostka biznesowa czy rodzaj usługi. Dzięki temu zarząd szybciej widzi, gdzie zmienia się wynik i w których obszarach warto reagować.
Perspektywę zarządczą po wdrożeniu dobrze oddaje wypowiedź CEO j‑labs:
Mogę na bieżąco śledzić finansowe efekty realizacji strategii biznesowej i szybciej dostosowywać działania taktyczne.
CEO, j‑labs
Utrzymanie i rozwój
Po uruchomieniu j‑flow współpraca firm j‑labs i e-BI jest kontynuowana w modelu stałego wsparcia i rozwoju rozwiązania. Podczas regularnych spotkań statusowych omawiane są bieżące potrzeby, zgłoszenia serwisowe oraz pomysły na dalsze usprawnienia procesu.
Dzięki temu rozwiązanie może być rozwijane wraz ze zmianami w organizacji, wymaganiami biznesowymi i kolejnymi potrzebami zespołów korzystających z rozwiązań j‑flow oraz j‑control.
Firma e-BI jest dla nas nie tylko dostawcą, ale partnerem i doradcą, który rozumie nasze potrzeby IT i cele projektów.
